Knowledge Transfer คือขั้นตอนหนึ่งของ knowledge management เป็นการเรียกกระบวนการแบ่งปันความรู้ถูกถ่ายทอดจากคนหนึ่ง ไปยังอีกคน กลุ่มหนึ่งไปยังอีกกลุ่ม หรือจะเป็นจากองค์กรหนึ่งไปยังอีกองค์กร กล่าวคือเป็นการถ่ายทอดความรู้จากผู้รู้ไปยังผู้ที่ต้องการความรู้ หรือการได้มาซึ่งความรู้ของผู้ที่ต้องการความรู้
Knowledge Transfer เป็นเหมือนการพิสูจน์อย่างหนึ่งการของการทำงานร่วมกันของคนในองค์กร ที่ร่วมกันถ่ายทอดความรู้ของสมาชิก ในทุกๆ ระดับ ซึ่งในแต่ละระดับจะมีความรู้ ความสามารถ หรือข้อมูลที่แตกต่างกันออกไป แต่ในทุกๆ ระดับต่างก็มีความสำคัญมากๆ สำหรับการพัฒนาองค์กร ซึ่งการถ่ายทอดความรู้จะทำให้ผู้ปฏิบัติยอมรับในการทำงานร่วมกันอย่างไม่มีข้อแม้ หรือเก็บความรู้เอาไว้แต่เพียงผู้เดียว ส่งผลให้องค์กรสามารถที่จะพัฒนาได้มากขึ้น กว่าการทำงานแบบต่างคนต่างทำ ซึ่งปัจจัยในการเกิดการถ่ายทอดองค์ความรู้นั้นนอกจากระบบสารสนเทศที่มาอำนวยความสะดวกแล้ว องค์กรเองจะต้องมีการกำหนด preconditions หรือ เงื่อนไขต้องมีมาก่อน ซึ่งเงื่อนไขนี้จะมีประโยชน์ต่อองค์กรดังนี้
Preconditions ที่ช่วยส่งเสริม Knowledge Transfer
- พฤติกรรมการบริหารที่เอื้อต่อการแบ่งปันความรู้ในหมู่สมาชิกองค์กร หมายความว่าองค์กรจะต้องมีความจริงจังต่ออกระบวนการ Knowledge Transfer เช่น การสร้างค่านิยมจากรุ่นสู่รุ่น การสนับสนุนต่างๆ และดูแลให้ความรู้อย่างสม่ำเสมอ บอกถึงข้อดีและประโยชน์ของ Knowledge Transfer เพื่อให้บุคลากรเกิดความตระหนัก ที่สำคัญคือ ตัวอย่างที่ดีมีค่ามากกว่าคำสอน ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร จะต้องเป็นตัวอย่างที่ดีให้แก่ลูกน้อง ต้องมีหาเวลาที่จะเดินเข้าไปหาลูกน้องเพื่อสอบถามความคิดเห็น แลกเปลี่ยนความรู้กัน
- ทัศนคติของความใส่ใจและความไว้วางใจในหมู่สมาชิกองค์กร เป็นกระบวนการที่จะช่วยให้สมาชิกในองค์กรเกิดความไว้วางใจกัน มีความสนใจในมุมความคิดเห็นที่แตกต่างกันของผู้อื่น คือองค์กรจะต้องสร้างค่านิยมเกี่ยวกับการปฏิบัติต่างๆ โดยจะต้องได้รับความเห็นชอบจากสมาชิกด้วย และค่านิยมนี้จะต้องได้รับการยอมรับพร้อมทั้งมีการถ่ายทอดให้รู้โดยทั่วกัน ตัวอย่างเช่น ค่านิยมของการยอมรับความผิดพลาด ซึ่งเมื่อมีสมาชิกในองค์กรคนใดคนหนึ่ง เกิดความผิดพลาดในการทำงาน สมาชิกในองค์กรคนอื่นๆ จะต้องยื่นมือให้ความช่วยเหลือ ไม่ซ้ำเติม และช่วยกันคิดแก้ปัญหา
- โครงสร้างที่ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ หมายความว่า องค์กรจะต้องมีการสร้างโครงสร้างที่เอื้อต่อการถ่ายทอดองค์ความรู้ เช่น การลดระยะห่างระหว่างผู้บริหารกับลูกน้อง การสื่อสารแบบที่ไม่ต้องเป็นทางการมากนัก ช่วยให้สมาชิกในองค์กรเข้าถึงผู้บริหารได้ง่ายขึ้น เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ไปแบบไม่รู้ตัว
- การให้รางวัลและผลตอบแทนสำหรับส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ เป็นการให้รางวัลแก่ผู้ที่ปฏิบัติการถ่ายทอดความรู้ได้ดี เพื่อเป็นกำลังใจ พร้อมทั้งเป็นตัวอย่างที่ดีให้แก่สมาชิกคนอื่นๆ ในองค์กรด้วย
วัฒนธรรมของการถ่ายทอดความรู้ หรือ Culture of Knowledge Transfer
Culture of Knowledge Transfer วัฒนธรรมเป็นอีกปัจจัยสำคัญที่จะมายับยั้งการถ่ายทอดองค์ความรู้ โดยข้อเสียตรงนี้จะทำให้องค์กรไม่สามารถที่จะพัฒนาหรือแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ ได้ แต่วัฒนธรรมที่ไม่ดีเหล่านี้สามารถแก้ได้ ด้วยการ สร้างความเชื่อมั่นระหว่างกัน เรียนรู้ถึงความแตกต่างของวัฒนธรรม โดยการจัดการอภิปราย การทำงานเป็นทีมเพราะบางครั้งการถ่ายทอดความรู้มักจะเกิดขึ้นเมื่ออยู่ด้วยกันเป็นทีม