Knowledge Management เป็นการรวบรวม จัดเรียง หรือสร้างองค์ความรู้ที่มีอยู่ในองค์กร ทั้งในตัวบุคคลและเอกสาร เพื่อให้คนภายในองค์กรสามารถที่จะเข้าถึงความรู้ หรือข้อมูลต่างๆ เหล่านี้ได้ แล้วนำมาพัฒนาตัวเองและนำไปใช้เพื่อพัฒนาองค์กรอย่างเกิดประโยชน์สูงสุด
Knowledge ในกรณีนี้ สามารถแบ่งออกได้ 2 ประเภทคือ
- Tacit Knowledge คือความรู้ที่มีอยู่ในตัวของบุคคล เช่น ประสบการณ์ พรสวรรค์ สัญชาตญาณหรือไหวพริบของแต่ละคนในการที่จะทำความเข้าใจกับงานหรือข้อมูลต่างๆ ซึ่งความรู้พวกนี้ไม่สามารถที่จะถ่ายทอดผ่านตัวอักษรออกมาได้ง่ายๆ จึงสามารถเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ความรู้แบบนามธรรม
- Explicit Knowledge เป็นความรู้ที่ได้มาจากทฤษฏี คำนิยาม หรือคู่มือต่างๆ ที่ใครๆ ก็สามารถที่จะเข้าถึง หรือเรียนรู้ได้ สามารถที่จะถ่ายทอดผ่านวิธีการต่างๆได้ จึงเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ความรู้แบบรูปธรรม
Knowledge Management ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้
ในหลายๆองค์กรมักจะมีปัญหาต่างๆ เหล่านี้เกิดขึ้น แต่เมื่อไรที่องค์กรมีการจัดการความรู้ หรือ Knowledge Management ปัญหาต่างๆเหล่านี้ก็จะหมดไป
- เมื่อไรที่องค์กรมีการลาออกของบุคลากรหรือการเกษียณของบุคลากร งานของตำแหน่งนั้นๆ มักจะมีปัญหา
- เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นแล้ว ไม่สามารถที่จะจัดการ หรือไม่สามารถที่จะหาผู้ที่เชี่ยวชาญด้านนั้นได้
- บุคลากรบางคนมีความรู้มาก แต่คนอื่นๆ กลับไม่ให้ความสนใจที่จะเรียนรู้ หรือสอบถาม
- ไม่มีการต่อยอดความรู้ในองค์กร อันเนื่องมาจากการขาดการแลกเปลี่ยนความรู้ใหม่ๆ
- เกิดความล่าช้าในการค้นหาข้อมูล บางครั้งไม่พบข้อมูล หรืออาจจะพบแต่กลับเป็นข้อมูลที่ล้าสมัย
- ความรู้ต่างๆในองค์กรมีมาก แต่ไม่มีความสามารถที่จะนำมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ได้
Knowledge Management ช่วยให้การปฏิบัติงานบรรลุเป้าหมายได้
การจัดการองค์ความรู้ ก็เปรียบเหมือนการสร้างเครื่องจักรเพื่อมาช่วยในการผลิตสินค้า กล่าวคือ การจัดการความรู้จะช่วยให้องค์กรหรือบริษัท สามารถบรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้น คือ
- งานบรรลุเป้าหมาย
- บรรลุเป้าหมายในพัฒนาคน
- บรรลุเป้าหมายการพัฒนาองค์กร
- บรรลุเป้าหมายในเรื่องของความสามัคคีในหมู่คณะของการทำงาน
องค์ประกอบของ Knowledge Management
การจัดการความรู้จะต้องพึ่ง 3 องค์ประกอบหลักดังนี้ คือ
- คน คนหรือบุคลากรถือเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญที่สุดในการนำเนินการจัดการความรู้ หรือ Knowledge Management เพราะคนเป็นแหล่งความรู้ที่สำคัญที่สุด และคนคือผู้ที่จะนำความรู้ต่างๆ ไปใช้ในการพัฒนาองค์กร
- เทคโนโลยี เปรียบเสมือนอีก 1 มือของคน ที่เป็นตัวช่วยการค้นหา แลกเปลี่ยน ที่สำคัญคือสามารถจัดเก็บข้อมูล ทำให้คนสามารถที่จะนำความรู้ต่างๆ ไปใช้ในการพัฒนาองค์กรได้อย่างง่าย แถมยังรวดเร็วขึ้นอีกด้วย
- กระบวนการความรู้ คือการบริหารจัดการในทุกๆ ขั้นตอนของการจัดการองค์ความรู้ โดยในทุกๆส่วน จะต้องมีความเกี่ยวเนื่องเชื่อมโยงกันอย่างสมดุล รวมไปถึงอย่างมีประสิทธิภาพ